Meningkatkan Efisiensi Pelepasan Informasi Rekam Medis di Rumah Sakit Bhayangkara Lumajang

MIK.umsida.ac.id – Pelepasan informasi rekam medis kepada pihak ketiga, seperti pasien atau keluarga pasien, merupakan bagian penting dari layanan rumah sakit. Namun, proses ini sering kali menghadapi berbagai hambatan, seperti yang ditemukan di Rumah Sakit Bhayangkara Lumajang. Studi terbaru menganalisis faktor penghambat pelepasan informasi dan memberikan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi proses ini.

Baca juga: Flash Card Anatomi Medis: Inovasi Cerdas Laboran MIK Umsida Lolos Kilab 2024

Pentingnya Proses Pelepasan Informasi Rekam Medis

Rekam medis merupakan dokumen rahasia yang harus dilindungi dari akses yang tidak sah. Pelepasan informasi hanya dapat dilakukan dengan izin tertulis dari pasien dan harus ditandatangani oleh dokter yang merawat. Di Rumah Sakit Bhayangkara Lumajang, proses ini sering memakan waktu hingga tujuh hari, jauh dari ekspektasi pasien yang membutuhkan informasi untuk klaim asuransi atau keperluan lainnya.

Faktor Penghambat dalam Proses Pelepasan Informasi

Penelitian menunjukkan beberapa faktor yang menghambat pelepasan informasi rekam medis di rumah sakit ini:

1. Ketersediaan Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP):
   Banyak kasus di mana DPJP tidak berada di tempat, sehingga proses autentikasi dokumen medis tertunda. Hal ini menjadi penyebab utama lamanya waktu tunggu.
2. Kondisi Fasilitas dan Prosedur:
   Ruang penyimpanan dokumen rekam medis digabung dengan ruang administrasi, sehingga keamanan dan kerahasiaan dokumen kurang terjamin. Selain itu, tidak adanya sistem informasi khusus untuk pelepasan informasi memperlambat proses.
3. Kurangnya Sosialisasi SOP:
   Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk pelepasan informasi tidak disosialisasikan dengan baik, membuat pasien dan petugas kesulitan memahami alur proses.
4. Kualitas Interaksi dan Lingkungan:
   Faktor sikap, perilaku, dan keahlian petugas memengaruhi kelancaran proses. Meski sebagian besar petugas menunjukkan sikap yang profesional, ada beberapa kekurangan dalam pelaporan dan pelacakan dokumen.

Dampak dari Hambatan

Hambatan ini menyebabkan ketidakpuasan pasien, terutama mereka yang membutuhkan dokumen medis untuk klaim asuransi. Waktu tunggu yang lama tidak hanya merugikan pasien tetapi juga menciptakan tekanan bagi petugas rekam medis.

Rekomendasi untuk Meningkatkan Efisiensi

Berdasarkan hasil penelitian, beberapa langkah yang direkomendasikan untuk mengatasi hambatan tersebut antara lain:

1. Penunjukan Dokter Penanggung Jawab Tetap:
   Memiliki DPJP tetap akan mempercepat proses autentikasi dan memastikan bahwa permintaan pasien dapat segera ditindaklanjuti.
2. Penyediaan Ruang Khusus untuk Pelepasan Informasi:
   Memisahkan ruang administrasi dan penyimpanan dokumen akan meningkatkan keamanan dan privasi dokumen rekam medis.
3. Implementasi Sistem Informasi:
   Sistem informasi khusus untuk pelepasan informasi rekam medis dapat membantu memonitor dan mempercepat proses, sekaligus mengurangi risiko kesalahan.
4. Sosialisasi SOP:
   Mengedukasi petugas dan pasien tentang alur dan prosedur pelepasan informasi melalui papan informasi atau pelatihan rutin.
5. Penggunaan Buku Ekspedisi:
   Buku ini akan mempermudah pelacakan dokumen yang telah diproses dan membantu menghindari kesalahan serah terima.

Manfaat Implementasi Rekomendasi

Dengan menerapkan rekomendasi tersebut, diharapkan waktu tunggu untuk pelepasan informasi dapat berkurang secara signifikan. Selain itu, pasien akan merasa lebih puas dengan layanan yang diberikan, dan rumah sakit dapat meningkatkan kredibilitasnya sebagai penyedia layanan kesehatan yang efisien dan profesional.

Proses pelepasan informasi rekam medis di Rumah Sakit Bhayangkara Lumajang membutuhkan perbaikan signifikan untuk mengatasi hambatan yang ada. Dengan langkah-langkah strategis seperti penunjukan DPJP tetap, pemisahan ruang administrasi, dan implementasi sistem informasi, rumah sakit dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas layanannya. Hal ini tidak hanya menguntungkan pasien tetapi juga mendukung akreditasi dan reputasi rumah sakit di masa depan.

Sumber: Resta Dwi Yuliani ANALISIS FAKTOR PENGHAMBAT PELEPASAN INFORMASI KEPADA PIHAK KETIGA DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA LUMAJANG

Penulis: Ayunda H