MIK.umsida.ac.id – Pengelolaan informasi medis yang baik adalah fondasi penting dalam pelayanan kesehatan. Berdasarkan penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Lumajang, ditemukan sejumlah hambatan dalam proses pelepasan informasi rekam medis kepada pihak ketiga, termasuk pasien dan keluarga mereka. Masalah seperti waktu tunggu yang lama, kurangnya koordinasi, hingga kekurangan fasilitas khusus menjadi tantangan yang signifikan. Untuk mengatasinya, berikut adalah delapan tips praktis yang dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan pelepasan informasi medis di rumah sakit.
Baca juga: Seminar MIK Fikes Umsida: Pemanfaatan AI dalam Pengelolaan Data Rekam Medis
1. Tunjuk Dokter Penanggung Jawab Tetap (DPJP)
Dokter penanggung jawab pasien (DPJP) memegang peran penting dalam proses pelepasan informasi medis, terutama untuk autentikasi dokumen seperti resume medis dan surat keterangan medis lainnya. Namun, salah satu hambatan utama adalah ketika dokter mitra atau spesialis yang bertanggung jawab tidak berada di tempat. Penunjukan DPJP tetap dapat memastikan proses autentikasi berjalan lebih cepat tanpa harus menunggu kehadiran dokter yang bertugas. Dengan adanya DPJP tetap, proses pelepasan informasi dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat, mengurangi keluhan pasien yang membutuhkan dokumen secara mendesak.
2. Sediakan Ruang Khusus untuk Pelepasan Informasi
Keamanan dan kerahasiaan rekam medis adalah hal utama yang harus dijaga dalam proses pelepasan informasi. Penelitian di Rumah Sakit Bhayangkara Lumajang menemukan bahwa ruang administrasi dan ruang penyimpanan dokumen masih menyatu, sehingga meningkatkan risiko kebocoran informasi. Menyediakan ruang khusus untuk pelepasan informasi medis tidak hanya akan meningkatkan privasi, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang lebih terorganisir bagi staf. Ruang ini harus dilengkapi dengan fasilitas yang menunjang efisiensi dan keamanan data.
3. Implementasikan Sistem Informasi Digital
Penggunaan teknologi dalam pengelolaan informasi medis dapat menjadi solusi yang signifikan. Sistem informasi digital memungkinkan staf untuk melakukan pengelolaan data pasien secara cepat dan akurat. Dengan sistem ini, proses seperti pembuatan surat keterangan medis, resume medis, dan surat keterangan bebas narkoba (SKBN) dapat dilakukan tanpa kesalahan manual. Selain itu, sistem ini dapat mempermudah staf untuk melacak status dokumen yang sedang diproses, sehingga mengurangi waktu tunggu pasien dan meningkatkan kepuasan mereka.
4. Sosialisasi SOP kepada Seluruh Staf
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah panduan penting dalam setiap proses pelayanan, termasuk pelepasan informasi medis. Sayangnya, kurangnya sosialisasi SOP sering kali menyebabkan kebingungan di kalangan staf dan pasien. Dengan memastikan SOP disosialisasikan secara menyeluruh, staf dapat menjalankan tugas mereka sesuai prosedur, sementara pasien memahami langkah-langkah yang perlu diambil. Hal ini akan meningkatkan transparansi dan mengurangi potensi konflik atau keluhan dari pasien.
5. Gunakan Buku Ekspedisi untuk Kontrol Dokumen
Pencatatan manual masih relevan dalam beberapa aspek, terutama dalam memastikan seluruh permintaan informasi medis tercatat dengan baik. Buku ekspedisi dapat digunakan untuk mencatat setiap permintaan, proses serah terima, hingga dokumen yang telah diselesaikan. Hal ini akan membantu staf menghindari kehilangan dokumen penting dan memastikan setiap permintaan dapat ditindaklanjuti dengan baik. Selain itu, buku ekspedisi juga menjadi alat kontrol yang bermanfaat untuk evaluasi internal.
6. Optimalkan Tata Letak Ruang Rekam Medis
Tata letak ruang sering kali menjadi faktor penghambat dalam pelayanan kesehatan. Di Rumah Sakit Bhayangkara Lumajang, letak ruang pendaftaran yang jauh dari ruang rekam medis memperpanjang waktu tunggu pasien. Menempatkan kedua ruang ini dalam jarak yang lebih dekat akan mempermudah koordinasi antar staf dan pasien. Selain itu, pemisahan ruang administrasi dan ruang penyimpanan dokumen juga harus dilakukan untuk menjaga privasi dan mematuhi standar keamanan rekam medis.
7. Gunakan Sistem Pengingat Otomatis
Sistem pengingat berbasis teknologi dapat membantu staf rumah sakit untuk memantau dokumen yang sedang diproses dan memprioritaskan dokumen yang memerlukan autentikasi segera. Misalnya, ketika resume medis atau surat keterangan kematian belum ditandatangani oleh dokter, sistem pengingat dapat mengirimkan notifikasi otomatis kepada dokter terkait. Ini tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga mencegah keterlambatan yang sering kali menjadi penyebab keluhan pasien.
8. Tingkatkan Pelayanan dan Koordinasi Antar Divisi
Pelepasan informasi medis melibatkan banyak pihak, mulai dari petugas pendaftaran, rekam medis, hingga dokter. Meningkatkan koordinasi antar divisi dapat meminimalkan kesalahan komunikasi yang sering menjadi penyebab utama keterlambatan. Pertemuan rutin atau pelatihan bersama dapat menjadi salah satu cara untuk meningkatkan kerja sama antar divisi. Ketika setiap divisi bekerja secara harmonis, proses pelayanan dapat berjalan lebih cepat dan efisien.
Dampak Positif dari Implementasi 8 Tips Ini
Menerapkan langkah-langkah ini tidak hanya akan meningkatkan efisiensi pelayanan, tetapi juga memberikan dampak positif bagi seluruh pihak yang terlibat. Pasien akan merasa puas dengan pelayanan yang cepat dan profesional, sementara staf rumah sakit dapat bekerja dengan lebih terstruktur dan minim stres. Rumah sakit juga akan mendapatkan reputasi yang lebih baik sebagai institusi yang peduli terhadap kebutuhan pasien.
Hambatan dalam pelepasan informasi medis dapat memengaruhi kualitas pelayanan rumah sakit secara keseluruhan. Namun, dengan implementasi strategi seperti penunjukan DPJP tetap, penggunaan sistem digital, hingga sosialisasi SOP, masalah tersebut dapat diatasi. Delapan tips ini dirancang untuk membantu rumah sakit meningkatkan pelayanan mereka sekaligus membangun kepercayaan pasien. Dengan pendekatan yang tepat, pelayanan informasi medis yang lebih efisien, aman, dan responsif dapat menjadi kenyataan.
Sumber: Resta Dwi Yuliani ANALISIS FAKTOR PENGHAMBAT PELEPASAN INFORMASI KEPADA PIHAK KETIGA DI RUMAH SAKIT BHAYANGKARA LUMAJANG
Penulis: Ayunda H
