MIK.umsida.ac.id – Pengelolaan keuangan yang baik merupakan kunci keberhasilan lembaga pendidikan dalam mencapai tujuannya. Begitu pula dengan TK Aisyiyah Bustanul Athfal 1 Sukodono, yang berupaya mengelola dana pendidikan secara optimal, meski masih menggunakan metode manual yang memiliki berbagai kelemahan. Untuk mengatasi masalah ini, tim pengabdian masyarakat dari Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (UMSIDA) menawarkan solusi berupa digitalisasi tata kelola keuangan melalui aplikasi berbasis web yang dirancang khusus sesuai kebutuhan TK.
Mengapa Digitalisasi Keuangan Diperlukan?
Sebagai lembaga pendidikan formal, TK Aisyiyah Bustanul Athfal 1 Sukodono memerlukan dana operasional yang memadai untuk menjalankan aktivitas pendidikannya. Dana ini umumnya bersumber dari SPP (Sumbangan Pembinaan Pendidikan) dan BOP (Bantuan Operasional Pendidikan). Dalam praktiknya, pencatatan dan pelaporan keuangan di TK ini masih dilakukan secara manual menggunakan buku tulis dan perangkat lunak Microsoft Word.
Metode manual tersebut ternyata kurang efisien. Menurut penelitian, laporan keuangan manual dapat menimbulkan berbagai masalah, seperti potensi kesalahan dalam pencatatan dan penghitungan, serta data yang tidak terintegrasi secara otomatis. Hal ini menyebabkan proses pengelolaan keuangan menjadi tidak efektif dan membutuhkan waktu yang lebih lama.
Baca juga: Menggali Potensi Metode Multiple Linier Regression dalam Prediksi Penyebaran HIV/AIDS di Sidoarjo
Solusi: Aplikasi Tata Kelola Keuangan Berbasis Web
Untuk mengatasi permasalahan ini, tim pengabdian masyarakat dari UMSIDA mengembangkan sebuah aplikasi tata kelola keuangan berbasis web yang dapat diakses secara offline. Aplikasi ini dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan TK Aisyiyah Bustanul Athfal 1 Sukodono, tanpa memerlukan biaya lisensi yang biasanya diperlukan oleh aplikasi keuangan lain di pasaran.
Proses pengembangan aplikasi ini dimulai dengan survey lokasi yang dilakukan oleh tim pengabdian pada 10 Juli 2022. Melalui survey ini, tim memperoleh informasi mengenai kendala-kendala yang dihadapi, seperti pencatatan keuangan yang masih manual. Setelah itu, dilakukan observasi dan wawancara lebih lanjut dengan pihak TK untuk memahami permasalahan secara lebih mendalam.
Tahapan berikutnya adalah penyusunan aplikasi yang dimulai pada 31 Juli 2022. Aplikasi ini dilengkapi dengan beberapa fitur utama, yaitu:
- Dashboard: Menampilkan data-data penting seperti jumlah siswa, jumlah kelas, transaksi keuangan, dan saldo.
- Data Master: Berisi informasi mengenai data kelas, data siswa, dan data tagihan.
- Pembayaran: Memungkinkan pengguna untuk memasukkan data transaksi pembayaran dari siswa dengan mudah.
- Laporan:Memfasilitasi pencetakan laporan pembayaran secara otomatis.
Implementasi dan Pendampingan
Setelah aplikasi selesai disusun, tahap selanjutnya adalah pelatihan dan pendampingan yang dilakukan pada 27-28 Agustus 2022 di lokasi TK. Tim pengabdian memberikan pelatihan tatap muka serta pendampingan melalui WhatsApp selama tiga minggu. Pendampingan ini sangat penting untuk memastikan pihak TK bisa beralih dari metode konvensional ke metode digital dengan lancar.
Selama masa pendampingan, tim pengabdian membantu pihak TK dalam memasukkan data ke dalam aplikasi. Selain itu, mereka juga memberikan solusi langsung ketika pihak TK menghadapi kendala dalam penggunaan aplikasi. Hasilnya, pihak TK Aisyiyah Bustanul Athfal 1 Sukodono dapat menggunakan aplikasi tata kelola keuangan dengan mandiri dan efektif.
Evaluasi dan Manfaat Digitalisasi
Pada tahap evaluasi yang dilakukan pada 18 September 2022, tim pengabdian melakukan tanya jawab dengan pihak TK untuk mengevaluasi keseluruhan proses pengabdian, mulai dari survey hingga pelatihan dan pendampingan. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa aplikasi tata kelola keuangan ini sangat membantu dalam mengatasi permasalahan yang dihadapi TK, terutama dalam hal efisiensi waktu dan akurasi pencatatan.
Pihak TK menyatakan bahwa digitalisasi ini sangat berguna dalam mempermudah dan mempercepat proses pengelolaan keuangan, mulai dari pencatatan hingga pelaporan. Aplikasi ini mampu mengatasi kendala-kendala yang sebelumnya dihadapi ketika masih menggunakan metode manual.
Digitalisasi tata kelola keuangan di TK Aisyiyah Bustanul Athfal 1 Sukodono memberikan dampak positif yang signifikan. Dengan beralih dari metode manual ke digital, pihak TK dapat melakukan pengelolaan keuangan dengan lebih efisien dan efektif. Penggunaan aplikasi ini terbukti mampu meningkatkan kualitas pengelolaan dana pendidikan dan mengurangi potensi kesalahan dalam pencatatan keuangan.
Diharapkan pihak TK Aisyiyah Bustanul Athfal 1 Sukodono dapat terus menggunakan aplikasi ini dan melakukan pembaruan data secara rutin. Dengan demikian, proses pengelolaan keuangan dapat berjalan lebih optimal, mendukung kegiatan operasional TK, dan mencapai tujuan pendidikan yang diinginkan. Digitalisasi ini juga diharapkan dapat menjadi contoh bagi lembaga pendidikan lain untuk meningkatkan tata kelola keuangan mereka melalui penerapan teknologi.
Sumber: Auliyaur Rabani Digitalisasi Tata Kelola Keuangan Tk Aisyiyah Bustanul Athfal 1 Sukodono Kabupaten Sidoarjo
Penulis: Ayunda H
